INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art. 13 del regolamento UE n. 2016/679 (di seguito GDPR 2016/679) e della Legge 21.12.2018 n. 171, recante disposizioni a tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali, desideriamo informarLa sulle finalità e le modalità di trattamento dei dati personali dei clienti che acquistano con diverse opzioni francobolli, monete e altri prodotti dall’Ufficio Filatelico e Numismatico della Rep.di San Marino (in breve di seguito in breve U.F.N.).

Per dato personale si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile.

Titolare del trattamento-Responsabile della protezione dei dati
Titolare del trattamento dei dati personali è il Congresso di Stato, tramite il Direttore della Funzione Pubblica, in forza di delega ai sensi dell’articolo 23, comma 3, lettera k) della Legge 5 dicembre 2011 n.188 e successive modifiche.
Indirizzo:
Via della Capannaccia n.13 – 47890 San Marino – R.S.M.
TEL. (+378) 0549 882837
FAX:(+378) 0549 882835
e-mail: info.direzionegeneralefunzionepubblica@pa.sm

Responsabile della Protezione dei dati personali è l’ Ufficio Informatica,Tecnologia, Dati e Statistica (UITDS) della Rep.di San Marino Indirizzo: Via XXVIII Luglio n.192 – 47893 Borgo Maggiore – R.S.M. TEL. (+378) 0549 885150 FAX:(+378) 0549 885154 e-mail:PRIVACY@PA.SM

Base giuridica del trattamento I dati personali indicati in questa pagina sono trattati dall’ U.F.N. esclusivamente nell’esercizio dei propri compiti istituzionali, previsti dalla normativa vigente.

Tipi di dati trattati, finalità e modalità di trattamento

I dati personali oggetto dei trattamenti ricomprendono:

• i dati identificativi (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, carta di identità, passaporto o patente in caso di identificazione dell’utente, codice fiscale per i clienti residenti in Italia ecc.);
• i dati di contatto (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, indirizzo e-mail, indirizzo di residenza/domicilio/consegna, numero di telefono, ecc.);
• i dati relativi ai pagamenti dei servizi posti in essere presso l’U.F.N. (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, numero di conto corrente, di carte di credito o assegni, ecc.);
• i dati di registrazione all’Area Clienti del sito web (quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, nome, cognome, codice fiscale o altri numeri di identificazione personale, indirizzo di residenza/domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail ecc.);
• i dati per richiedere e fornire informazioni (quali, nome, cognome, indirizzo e-mail e informazioni volontariamente fornite da Lei);
Tali dati saranno raccolti direttamente dal cliente (persona fisica o giuridica) presso i nostri Uffici o sedi temporanee. Tali dati sono, altresì raccolti direttamente dal cliente nell’ambito della registrazione e navigazione sul sito web e social network.

Dati comunicati dal cliente: dati personali, riferiti anche a terze persone, trasmessi dal cliente in maniera facoltativa, esplicita e volontaria, contenuti negli appositi moduli di domanda cartacei o scaricabili dal sito www.ufn.sm e/o compilati dall’utente, nonché i dati personali contenuti nei documenti allegati agli stessi moduli. Tali dati vengono trattati dall’U.F.N. al solo fine di garantire l’evasione degli ordini (contratti) di acquisto di francobolli e/o monete negli archivi informatici della Pubblica Amministrazione della Repubblica di San Marino. Tali dati saranno trattati dall’U.F.N. al solo fine di portare a termine i processi lavorativi dei procedimenti cui gli stessi si riferiscono, esclusivamente nell’esercizio dei propri compiti istituzionali e secondo quanto previsto dalla normativa vigente. L’adesione a qualunque forma di abbonamento da parte del cliente comporta l’obbligo per l’U.F.N. di informarlo riguardo alle nuove emissioni di francobolli e /o monete e/o e di prodotti ancillari e riguardo ogni iniziativa commerciale, a seconda delle opzioni di abbonamento prescelte. I dati sono trattati con l’ausilio di procedure automatizzate e non comportano in nessun caso la profilazione dell’utente.

Finalità del trattamento

Le finalità sono:
• l’evasione degli ordini di acquisto di francobolli, monete e accessori e quindi l’adempimento ad un obbligo contrattuale o l’esecuzione di misure precontrattuali e postcontrattuali, qualora sia prevista la sottoscrizione di un accordo contrattuale/modulo abbonamento;
• l’adempimento agli obblighi di Legge previsti dalla normativa vigente, in particolare in ambito amministrativo, fiscale.
Obbligatorietà o meno di fornire i dati Sussiste l’obbligatorietà a fornire i Suoi dati personali.
• Il rifiuto a fornire i dati, pertanto, comporta l’impossibilità da parte dell’U.F.N. di San Marino di poter fornire il servizio da Lei richiesto.
• L’adesione a qualunque forma di abbonamento da parte del cliente comporta l’obbligo per l’U.F.N. di informarlo riguardo alle nuove emissioni di francobolli e /o monete e/o prodotti ancillari ed ogni altra informazione commerciale, a seconda delle opzioni di abbonamento prescelte.
• Trasferimento dei dati a Paesi terzi I Suoi dati potrebbero essere eventualmente trasferiti, in ottemperanza alle normative fiscali vigenti, alle Autorità competenti di paesi UE, come Responsabili del trattamento dei dati nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile.

Modalità e luogo di trattamento

I Suoi dati sono salvati sui server della Pubblica Amministrazione della Repubblica di San Marino nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile. I trattamenti dei dati hanno luogo presso la sede dell’U.F.N. I Suoi dati personali sono trattati con strumenti automatizzati ed in modalità cartacea. Base giuridica del trattamento dei dati In merito alle finalità indicate, i Suoi dati sono trattati sulla base della necessità di adempiere agli obblighi contrattuali .

Comunicazione dei dati Nei limiti pertinenti alle finalità indicate, i Suoi dati personali potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• società terze incaricate alla spedizione della merce e/o della corrispondenza, all’esecuzione di possibili operazioni connesse alla spedizione stessa;
• persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza o forniscano servizi all’U.F.N.;
• società, nonché alle competenti autorità, enti pubblici e/o privati per eventuali adempimenti di Legge.
• I soggetti sopra indicati tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento o di responsabili del trattamento, in tal caso nominati conformemente a quanto richiesto dalla Normativa Privacy applicabile.

Inoltre, i Suoi dati personali saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori dell’U.F.N., debitamente autorizzati al trattamento. I Suoi dati personali non sono in alcun caso oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali dal momento in cui vengono comunicati all’U.F.N. sono oggetto di trattamento per l’adempimento di un obbligo contrattuale. I Suoi dati verranno conservati in esecuzione di obblighi di legge e disposizioni vigenti, per finalità di tipo amministrativo, contabile e fiscale e/o per far valere e/o difendere i propri diritti, in caso di reclami, contenziosi o precontenziosi.

Registrazione sul sito web, richiesta informazioni e servizi on-line

Finalità del trattamento Le finalità sono:

• la Sua registrazione all’Area Clienti del sito web;
• la risposta alle Sue richieste di informazioni, inoltrate mediante ogni modalità;
• l’esecuzione del servizio da Lei richiesto;
• l’adempimento agli obblighi di legge previsti dalla normativa vigente, in particolare in ambito amministrativo, fiscale e contabile.

Obbligatorietà o meno di fornire i dati Sussiste l’obbligatorietà a fornire i Suoi dati personali per la registrazione all’Area Clienti del sito web, nonché per chiedere l’esecuzione di un servizio. Il rifiuto a fornire i dati, pertanto, comporta l’impossibilità da parte dell’U.F.N. di poter eseguire il servizio da Lei richiesto. Trasferimento dei dati a Paesi terzi I Suoi dati potrebbero essere eventualmente trasferiti, in ottemperanza alle normative fiscali vigenti, alle Autorità competenti di paesi terzi, come Responsabili del trattamento dei dati nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile. Modalità e luogo di trattamento I Suoi dati sono salvati sui server della Pubblica Amministrazione della Repubblica di San Marino nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile. I trattamenti dei dati hanno luogo presso la sede del’U.F.N. I Suoi dati personali sono trattati con strumenti automatizzati ed in modalità cartacea. Base giuridica del trattamento dei dati In merito alle finalità indicate, i Suoi dati sono trattati sulla base della necessità di fornire i valori e/o i servizi commerciali da Lei richiesti.

Comunicazione dei dati Nei limiti pertinenti alle finalità indicate, i Suoi dati personali potranno essere comunicati ai seguenti soggetti:

• società terze, enti postali di Paesi UE ed extra UE, incaricati di prendere in carico il servizio da Lei richiesto e di quelli ad esso connessi;
• persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza o forniscano servizi all’U.F.N.;
• società, nonché alle competenti autorità, enti pubblici e/o privati per eventuali adempimenti di Legge.

I soggetti sopra indicati, tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento o di responsabili del trattamento, in tal caso nominati conformemente a quanto richiesto dalla Normativa Privacy applicabile. Inoltre, i Suoi dati personali saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori dell’U.F.N., debitamente autorizzati al trattamento. I Suoi dati personali non sono in alcun caso oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali dal momento in cui vengono comunicati all’U.F.N. sono oggetto di trattamento per l’adempimento di un obbligo contrattuale. I Suoi dati verranno conservati in esecuzione di obblighi di legge e disposizioni vigenti, per finalità di tipo amministrativo, contabile e fiscale e/o per far valere e/o difendere i propri diritti, in caso di reclami, contenziosi o precontenziosi.

Attività di Marketing (newsletter)

Finalità del trattamento La finalità del trattamento è la sua iscrizione alla newsletter per permetterci di inoltrarLe informazioni di tipo promozionale, a condizione che Lei abbia prestato consenso esplicito al trattamento dei Suoi dati personali. Obbligatorietà o meno di fornire i dati Il conferimento dei Suoi dati personali è opzionale per l'attività di marketing mediante l'invio di messaggi promozionali sui servizi offerti. Trasferimento dei dati a Paesi terzi I Suoi dati potrebbero essere eventualmente trasferiti, in ottemperanza alle normative fiscali vigenti, alle Autorità competenti di paesi terzi, come Responsabili del trattamento dei dati nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile. Modalità e luogo di trattamento I Suoi dati sono salvati sui server della Pubblica Amministrazione della Repubblica di San Marino, nel rispetto delle disposizioni contenute nella Normativa Privacy applicabile. I trattamenti dei dati effettuati tramite il nostro sito web hanno luogo presso la sede dell’U.F.N. I Suoi dati personali sono trattati esclusivamente con strumenti automatizzati. Base giuridica del trattamento dei dati Relativamente alla finalità indicata, i Suoi dati sono trattati esclusivamente sulla base dell’esplicito consenso da Lei prestato. Comunicazione dei dati Nei limiti pertinenti alla finalità indicata, i Suoi dati personali potranno essere comunicati a persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza o forniscano servizi all’U.F.N. I soggetti sopra indicati, tratteranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento o di responsabili del trattamento, in tal caso nominati conformemente a quanto richiesto dalla Normativa Privacy applicabile. Inoltre, i Suoi dati personali saranno trattati da dipendenti e/o collaboratori dell’U.F.N., debitamente autorizzati al trattamento. I Suoi dati personali non sono in alcun caso oggetto di diffusione.

Periodo di conservazione dei dati

I Suoi dati personali dal momento in cui vengono comunicati all’U.F.N. sono oggetto di trattamento per attività di marketing. I Suoi dati verranno conservati in esecuzione di obblighi di legge e disposizioni vigenti, per finalità di tipo amministrativo, contabile e fiscale e/o per far valere e/o difendere i propri diritti, in caso di reclami, contenziosi o precontenziosi.

Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dall’U.F.N. nei casi previsti, l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, nonché la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento stesso nelle forme e nei modi descritti dalla Legge 21.12.2018 n. 171, inviando una e-mail all'indirizzo : info.ufn@pa.sm oppure via telefax al recapito telefonico indicato sotto.

La richiesta di cancellazione, l’opposizione o la limitazione al trattamento dei dati personali può comportare l’impossibilità all’esercizio delle proprie funzioni da parte dell’U.F.N. e a tal fine si precisa che, in caso di revoca del consenso del trattamento dei dati personali (ex art.6 della Legge 171/2018), l’U.F.N.:

• sospenderà nel più breve tempo possibile l’invio delle informazioni commerciali sulle nuove emissioni;
• manterrà traccia nei propri archivi informatici dei movimenti contabili sulla Sua singola posizione per un periodo illimitato mentre la documentazione cartacea verrà distrutta dopo dieci anni a partire dalla data della fattura relativa all’ultimo acquisto, in base alla normativa contabile vigente.

Diritti di reclamo

Gli interessati che ritengono che il trattamento dei dati personali a loro riferiti eseguito dall’U.F.N. avvenga in violazione del Regolamento UE n. 2016/679 e della Legge 21.12.2018 n. 171, hanno il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei dati personali al seguente indirizzo: Scala Bonetti n.2 – 479890 san Marino – R.S.M. –tel.(+378) 0549 882988 – e-mail: maria.sciarrino@agdp.sm

Aggiornamento della policy

Il presente documento costituisce la Privacy Policy dell’U.F.N., il quale sarà soggetto nel tempo a possibili modifiche e/o aggiornamenti dandone pubblicità agli utenti del sito web e alla clientela.

RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO DEI DATI – FORNITORI SERVIZI

Responsabili del trattamento dei dati sono i seguenti fornitori dell’U.F.N. :

Agenzia delle Entrate – Ministero dell’Economia e delle Finanze – Repubblica Italiana Dott.Paola Baldazzi – Via Gambalunga n.33 -47921 Rimini (RN)
Cis Coop Sistemi Informatici – Via Scialoja n.20 – Cailungo – 47893 Borgo Maggiore - R.S.M.
Data Project - Strada Cà Valentino 91 loc. Falciano - 47891 Dogana – R.S.M.
Dott.Floriano Fiorani – Via Franco Bernardoni n.5 – 40069 Zola Predosa (BO)
ISILOG S.R.L. - Via Guardia Del Consiglio n.15 - 47899 Serravalle – R.S.M.
Poste San Marino S.P.A. – Strada Borrana n. Strada Borrana, 32 - 47899 Serravalle
Paper Service - Via Palma il Giovane n. 21 - 47895 Domagnano – R.S.M.
U.O. Acquisti, Servizi generali e Logistica – Via Rive delle Seriole n.4 – 47893 Borgo Maggiore – R.S.M.
Solution S.R.L. Via XXVIII Luglio n.212 – 47893 Borgo Maggiore – R.S.M.